Datenschutz Mitglieder

Stand: 01.09.2023

1. Worum geht es?

Der Handballverein Herzogenbuchsee (nachfolgend «wir» oder «uns») hat die vorliegende Datenschutzerklärung gestützt auf das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz («DSG») erstellt. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir darlegen, wie personenbezogene Daten von Mitgliedern bearbeitet werden. Des Weiteren soll diese Datenschutzerklärung Mitglieder über ihre Rechte informieren, die Ihnen in Bezug auf personenbezogene Daten, welche wir bearbeiten, zustehen.

Unter «Personendaten» verstehen wir alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten. Unter «Bekanntgeben» von Personendaten verstehen wir das Übermitteln oder Zugänglichmachen von Personendaten.

Weitere Informationen über unsere Datenbearbeitungen können in separaten Verträgen, Anstellungsbedingungen, Dokumenten, Regularien und Weisungen enthalten sein.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich?

«Verantwortliche» für Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung sind wir als:

Handballverein Herzogenbuchsee

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Admin@hvh.ch

3. Welche Daten bearbeiten wir und was sind unsere Quellen?

Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen, soweit diese Ihre Eignung für das Mitgliedsverhältnis betreffen oder für die Durchführung mitgliederbezogener Prozesse erforderlich sind. Angaben zu den Zwecken der Bearbeitung finden Sie nachfolgend in Ziff. 4.

Diese Datenschutzerklärung betrifft sowohl die Bearbeitung von Daten, die uns bereits vorliegen, als auch von zukünftig erhobenen Personendaten. Diese stammen aus verschiedenen Quellen. Gewisse personenbezogene Daten stammen direkt vom Mitgliedern. Andere werden möglicherweise von Dritten zur Verfügung gestellt. Personenbezogene Daten können auch durch uns im Rahmen der Konsultation öffentlich zugänglicher Informationsquellen resp. durch Kombination verschiedener Informationen erlangt werden.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. über Familienangehörige bekannt geben, gehen wir davon aus, dass Sie zur Mitteilung befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Bitte stellen Sie jeweils sicher, dass diese Dritten über unsere Datenbearbeitung informiert sind.

Die wichtigsten Kategorien der bearbeiteten Personendaten finden Sie nachstehend, wobei wir u.U. weitere Personendaten bearbeiten können, die wir hier nicht abschliessend nennen können:

• Stammdaten: Das sind die grundlegenden Daten über Sie, die wir bearbeiten, damit wir eine Mitgliedschaft erfassen, abwickeln und mit Ihnen kommunizieren können. Wir erhalten Stammdaten z.B. vor oder bei Eintritt.

Beispiele: Anrede, Vorname, Name, Funktion, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten, Sprachkenntnisse, Zivilstand, Anzahl Kinder, Namen von Familienangehörigen, weitere Angaben über Familienangehörige, Notfallkontakte, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Angaben aus bzw. Kopien von Ihrem Pass und anderen Identitätsausweisen, Militärstatus, politische Ämter, Mitarbeiterbild.

• Finanzdaten: Im Zusammenhang mit der Abrechnung und Auszahlung Spesen und/oder weiterer Vergütungen bearbeiten wir z.B. Angaben über Bankinformationen.

Beispiele: Angaben über Bankkontoangaben, Spesen (z.B. Verwendung offizieller Kreditkarten und Spesenabrechnungen und -entschädigungen).

• Bild- und Tonaufnahmen: Wir nehmen u.U. Fotos, Videos und Sprache auf, z.B. wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, bei Videoaufnahmen zu Sicherheits- und Beweiszwecken oder für die Schulung oder Qualitätssicherung.

Beispiele: Aufzeichnungen von Videoüberwachungssystemen, Fotos, Videos und Tonaufnahmen von Anlässen/Spielen und öffentlichen Anlässen (z.B. Werbeveranstaltungen, Sponsoring-Anlässen oder Kultur- und Sportveranstaltungen), Fotos, Videos und Tonaufnahmen von Kursen, Referaten, Schulungen etc., Aufzeichnungen von Telefon- und Videokonferenzgesprächen (z.B. bei Schulungen). Angaben im Zusammenhang mit Einwilligungen.

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Die in Ziff. 3 genannten Datenkategorien bzw. Daten bearbeiten wir im Wesentlichen zu den nachfolgenden Zwecken:

• Durchführung, Änderung und Beendigung von Mitgliedschaften

Erteilen von Weisungen, Mitgliedschafts- Änderungen oder -beendigung,

• Personaladministration

Führen des Mitgliederdossiers, Unfall- und Krankheitsinformationen, Lohnabrechnungen und -auszahlungen, Nebenleistungen und sonstige Vergütungen und Spesenmanagement, Versicherungen, Meldungen an Behörden, Disziplinarmassnahmen,

• Kommunikation mit Ihnen, Trainings, Spiel- und Reiseplanung

Einsatz- und Präsenzplanung, Reiseplanung und -management, Gesundheitsschutz auf Reisen.

• Karriereplanung, Aus- und Weiterbildung

Interne Karriereplanung, Aus- und Weiterbildungen.

• Verhaltens- und Leistungsbeurteilung

Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Eigenschaften, Qualifikationen und Kompetenzen, Zielerreichung, Disziplinarmassnahmen.

• Publikationen und Veröffentlichungen

Publikationen mit Ihrem Namen oder weiteren Angaben über Sie auf unserer Website, Mitgliederverzeichnissen, in Kommunikationstools, auf Social Media, in Zeitschriften, in der Werbung und bei der Öffentlichkeitsarbeit, soweit erforderlich nur mit Ihrer separaten Einwilligung.

• Dokumentation

Dokumentation von Sicherheitsvorfällen, Datenschutzverletzungen und Beschwerden und der Interaktion mit Behörden und Dritten.

• Statistische Auswertungen

Statistiken der Mitglieder, zur Kategorisierung etc.

• Compliance, Untersuchungen und Rechtsverfahren

Prävention, Aufklärung und Verfolgung von Verstössen gegen das Gesetz, interne Regularien und Weisungen, Prüfung von Beschwerden, Hinweisen und Beanstandungen, Auswertung von Überwachungsmassnahmen, Durchführung von Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen, Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, Einhalten gesetzlicher Pflichten z.B. des Datenschutzrechts.

5. Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?

Wir können Personendaten an andere Empfänger weitergeben, soweit dies für die (genannten) Zwecke erforderlich ist, ggf. mit Ihrer separaten Einwilligung. Dabei handelt es sich insbesondere um Empfänger der folgenden Kategorien:

• Verbände, Schulen und andere Dritte, denen wir Auskünfte über Sie erteilen

Trainingsangaben, Lizenzangaben, sonstigen Dritten, auf Ihre Aufforderung bzw. mit Ihrer Einwilligung

• Dienstleister, die Zugriff auf Ihre Personendaten haben können

IT-Dienstleister, Wartungs- und Supportdienstleister, usw.

• Sponsoren und sonstige Dritte, mit denen wir zusammenarbeiten

Kunden, Partnerunternehmen und sonstige Dritte

• Behörden und Amtsstellen, Beteiligte an Rechtsverfahren

Beispiele: Sozialversicherer, Handelsregisterbehörden, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden in der Schweiz und im Ausland, wenn die Bekanntgabe dazu dient, Gesetze einzuhalten bzw. deren Einhaltung zu prüfen, Anfragen von zuständigen Behörden zu beantworten oder an Untersuchungen und Verfahren teilzunehmen, Gegenparteien und sonstige Parteien in Verfahren, unsere Anwälte und Sachverständige.

• Öffentlichkeit

Beispiele: Besucher unserer Website und von Profilen auf Social Media-Plattformen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich gemacht werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behör-den, Banken etc.).

6. Geben wir Personendaten ins Ausland bekannt?

Empfänger der vorerwähnten Personendaten können sich auch ausserhalb Schweiz befinden. Die von uns beigezogenen Dienstleister Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder den USA befinden. Wir können Behörden und anderen Personen im Ausland auch dann Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder etwa im Rahmen eines behördlichen Verfahrens.

Nicht alle Staaten gewährleisten derzeit ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau. Sollten wir Daten an Empfänger ausserhalb der Schweiz und des EWR übermitteln, würden wir dies bekannt geben und den allenfalls niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge ausgleichen, besonders durch die von der Europäischen Kommission ausgestellten und vom schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln.

In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentliche Interessen erforderlich ist.

7. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung speichern wir Ihre Personendaten grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft und 10 Jahre über die Beendigung der Mitgliedschaft hinaus. Ausnahmen gelten, wenn im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wenn die Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist oder wenn ein anderer Ausnahmegrund besteht. Eine Ausnahme gilt auch dann, wenn eine frühere Löschung angezeigt ist (z.B. weil wir die Daten nicht mehr benötigen oder zur Löschung verpflichtet sind). Sind die personenbezogenen Daten für die Erfüllung vertraglicher oder rechtlicher Pflichten oder für unsere berechtigten Interessen nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht oder anonymisiert.

8. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Sicherheitsrisiken lassen sich allerdings generell nicht ganz ausschliessen; Restrisiken sind unvermeidbar.

9. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben in Bezug auf Ihre von uns bearbeiteten Personendaten bestimmte Rechte, damit Sie unsere Bearbeitung kontrollieren bzw. beeinflussen können. Das sind insbesondere die folgenden Rechte:

• Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit schriftlich und grundsätzlich kostenlos Auskunft über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten zu erhalten, sofern Ihren Auskunftsbegehren ein datenschutzrechtliches Interesse zugrunde liegt und nicht primär der Vorbereitung rechtlicher Schritte dient oder aus Bequemlichkeitsgründen erfolgt.
• Berichtigung: Sie können jederzeit und kostenlos von uns verlangen, dass wir Ihre Personendaten berichtigen, vervollständigen oder aktualisieren, wenn sie nicht korrekt sind.
• Übertragung: Sie haben auch das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen Dritten übertragen zu lassen, wenn wir die Daten automatisiert bearbeiten und soweit die entsprechende Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
• Widerruf von Einwilligungen: Wenn wir Ihre Personendaten ausschliesslich gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf wirkt jeweils nur für die Zukunft.

Einzelne dieser Rechte gelten im Einzelfall u.U. nicht, und wir können berechtigt oder verpflichtet sein, die Erfüllung eines Rechts einzuschränken, zu verweigern oder aufzuschieben. Wir informieren Sie in einem solchen Fall entsprechend. Sie haben jederzeit auch das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten nicht einverstanden sind.

10. Können wir diese Datenschutzerklärung ändern?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil des Beittrittserklärung. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen oder zu aktualisieren. Die aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist jederzeit einsehbar und kann zudem über den Kontakt unter Ziffer 2 angefordert werden.